На современных крупных предприятиях все чаще приходят к выводу о необходимости автоматизации процессов. Это позволяет сохранить значительную долю ресурсов, повышая качество и количество выполненных задач. Решением являются специальные системы, разработанные (чаще всего на заказ) для упрощения коммуникации между отделами организации и для контроля над бизнес-процессами.

В деятельности любой компании есть повторяющиеся схемы работ, последовательно выполняемые действия и налаженные внутренние связи. Каждая процедура выделена как в конвейерном производстве, структурирована и чётко регламентирована. Такие операции, выполняемые «по правилам», можно оптимизировать с помощью Workflow-систем.

Специфика Workflow-систем и их создания на заказ

Концепция управления задачами предусматривает не только формирование документов, но и набор взаимосвязанных действий, которые формируют результат работы компании. К тому же, постановщик заданий имеет полный доступ к этапам выполнения бизнес-процедур, контролируя их выполнение.

Средства Workflow также позволяют отслеживать последовательность операций, время, потраченное на задание, маршруты документов, степень загруженности сотрудников.

Одной из важнейших особенностей Workflow является возможность управлять не только задачами, выполняемыми вручную, но и автоматизированными процессами, выполняемыми с помощью информационных систем без участия пользователя.

Чем более специфична сфера производства и своеобразен бизнес-подход — тем сложнее найти подходящее «коробочное» предложение, и тем актуальнее разработка программного обеспечения на заказ под конкретные задачи.

Основные цели Workflow-систем

Полная координация работ позволяет добиться следующих целей:

• Контроль работы с клиентами (модуль CRM-системы).
• Сбор данных и документов, их структурирование и построение иерархии.
• Конвейерная обработка потоков данных с разграниченными правами пользователей
• Архивное хранение и удобный поиск нужной информации со всеми связанными данными.
• Формирование отчетности и статистики для анализа деятельности компании и редактирования стратегии развития бизнеса.

Структура разрабатываемого на заказ ПО Workflow

В системе Workflow используются роли пользователей, которые ограничены правами на чтение и редактирование некоторых данных. Это зависит от иерархического расположения конкретного отдела организации и должности. Каждый сотрудник имеет уникальный логин и пароль для идентификации и принадлежности к некоторой группе. Основные участники реализации бизнес-процессов и их обязанности:

• Администратор — поддержка работоспособности системы и сохранение данных.
• Разработчик — создание конкретного процесса.
• Владелец — редактирование процесса.
• Менеджер — контроль исполнения и анализ отчетов.
• Пользователь — редактирование части процесса.

Информация от одного сотрудника передается другому только при определенных условиях. Следующему пользователю доступны только поля с необходимой ему информацией. Не все из них пользователь может редактировать, некоторые носят только информационный характер.

Существуют следующие экранные формы полей:

• Демонстрационные — не разрешают редактирование, используются для отображения данных, полученных на предыдущем этапе.
• Необязательные — значения можно вводить, вспомогательная информация.
• Обязательные — необходимо заполнить для дальнейшей передачи.
• Вычисляемые — значения считаются в соответствии с заданными правилами и формулами.
• Невидимые — вычисляемые, но не выводимые на экран.
• Прикладывание файла — для интеграции документов с конкретными заданиями.

В системах Workflow оперируют следующими типами данных и параметрами:

• Объект — информационные или финансовые данные (например, счет, письмо).
• Операция — действие (например, оплата счета, отправка письма).
• Событие — не контролируемое, произошедшее за рамками процесса (изменение налоговой ставки, отказ работы почтового сервера).
• Срок — установка времени, за которое должна быть выполнена задача или исполнено поручение.
• Адресат — следующий пользователь, который будет делать другую часть задания.

Таким образом, на протяжении всего времени эксплуатации Workflow-системы накапливается очередь задач для каждого пользователя. В ожидании обработки приходят уведомления о невыполненных, новых или приоритетных задачах.

Тенденции рынка программного обеспечения на заказ

Помимо «коробочных» Workflow-продуктов, количество которых на рынке ограничено не только спросом, но и сложностью внедрения, всё активнее развивается сегмент заказной разработки данного типа ПО. Разработка программного обеспечения для выполнения Workflow-задач на порядок качественнее и точнее обеспечивают производительную обработку данных, предлагает высокую степень защиты информации и, как следствие, повышение эффективности работы организации, сокращение издержек и рисков. Кроме того, прозрачность работ внутри компании сейчас очень востребована среди владельцев бизнеса.

Идти на шаг впереди конкурентов компании «Pharus» позволяет умение видеть современные тенденции развития рынка заказной разработки ПО и своевременное внесение в свои бизнес-процессы необходимых изменений. Именно поэтому уже сейчас в портфолио компании вы можете найти реализованные Workflow-проекты, консультации по их внедрению, всю сопутствующую информацию, а также отзывы наших клиентов. Задать вопросы или заказать разработку собственной Workflow-системы на заказ вы можете на нашем сайте.