Как уже обсуждалось в предыдущей статье о workflow-системах, автоматизация работы с документами разного типа необходима любой организации для повышения эффективности ключевой деятельности, с минимальными задержками в сопроводительных (чаще всего документальных) работах.

Большинство современных предприятий сталкивается с необходимостью передачи рабочих документов от одного сотрудника другому. В том или ином цикле работ может принимать участие множество сотрудников, в связи с чем передача документов может превратиться в настоящий хаос. Одному работнику может достаться документ не в последней редакции, другому в руки информация попадёт слишком поздно, а третий может вовсе ничего не получить, что приведёт к срыву сроков.

Подобные проблемы в основном касаются процессов, состоящих из нескольких мелких операций. Например, когда сотрудникам нужно заполнить определённые пустые графы. В подобных случаях проблематично узнать, кто сейчас работает с документом, кто с ним уже работал и когда он будет готов к передаче другому работнику.

Для оперативного получения информации о статусе документов предприятия активно используются workflow-системы, описывающие правила выполнения работ и позволяющие управлять пользователями и задачами.

Возможности workflow-систем

Прежде чем приобрести workflow-систему или заказать разработку соответствующего ПО на заказ, нужно определиться с тем, какими данным будет управлять система. К примеру, если будет автоматизирован процесс составления счетов для клиентов, упор следует делать на механизмы обработки электронных форм.

При выборе workflow-системы необходимо обратить внимание на следующие их параметры:

• передача файлов,
• наличие графического редактора карт,
• наличие встроенной системы скриптов,
• возможность обмена сообщениями,
• контроль выполнения работы,
• контроль срыва сроков,
• поддержка различных сетевых ОС,
• интеграция с почтовыми системами.

Современные workflow-системы, по большому счёту, удовлетворяют практически всем перечисленным параметрам. Но всё же они различаются по нескольким существенным признакам. Рассмотрим три наиболее популярные сегодня системы.

Сравнение популярных workflow-систем

Для сравнения мы выбрали системы ActionWorkflow, Staffware и WorkRoute II.

Система ActionWorkflow от Action Technologies славится своим быстродействием — обработчик событий работает с минимальной задержкой. Данная система позволяет нарастить производительность на одном Windows-сервере или на нескольких серверах. Имеет открытую платформу, что гарантирует отсутствие проблем как в закрытых BPM-системах, а также даёт возможность изменения базового функционала — разработчику открыт доступ ко всем слоям ActionWorkflow. Кроме того, имеется возможность построения на базе ActionWorkflow интеграционных шин между другими системами.

Staffware — интегрированный комплекс инструментальных средств, которые не зависят от определённой прикладной области. Основная цель данной архитектуры — возможность работы с различными приложениями. Двух одинаковых предприятий не существует, всюду обязательно присутствуют нюансы построения бизнес- процессов. В связи с этим большую часть в общей концепции Staffware занимает описание определённых внутренних процессов предприятия.

В основе системы WorkRoute II лежит технология клиент-сервер. Она состоит из мощного сервера, выполняющего черновую работу, и рабочих мест. Ядро системы работает практически подо всеми сетевыми ОС. Возможно использование множества баз данных, таких как Oracle, MS SQL Server, Sybase SQL Server. Также в системе имеются удобный редактор карт бизнес-процессов, что придаёт системе дополнительную гибкость.

Сравним перечисленные workflow-системы по указанным выше критериям:

	ActionWorkflow	Staffware	WorkRoute II
Передача файлов	+	+	+
Наличие графического редактора карт	+	+	+
Наличие встроенной системы скриптов	+	+	+
Возможность обмена сообщениями	-	-	+
Контроль выполнения работы	+	+	+
Контроль срыва сроков	-	-	+
Поддержка различных сетевых ОС	MS Windows NT	Unix, MS Windows NT, OS/2	Unix, MS Windows NT, Novell NetWare, OS/2
Интеграция с почтовыми системами	MS Mail, MS Exchange	MS Mail, MS Exchange, Lotus Notes Mail	MS Mail, MS Exchange

Как можно видеть из приведённой таблицы, существенных отличий между системами не имеется. Это ещё одна причина, по которой разработка ПО на заказ — идеальный вариант как для небольших, так и крупных предприятий.

Разработка на заказ программного обеспечения по обслуживанию worflow-систем или создание их «с нуля»?

Когда в организации назревает необходимость внедрения workflow-систем, закономерно появляется вопрос о внедрении существующих решений или разработки на заказ программного обеспечения под собственные задачи. И здесь ключевыми остаются вопросы специфики деятельности кампании и бюджета, который в ней готовы выделить на разработку программного обеспечения на заказ.

Если деятельность компании не узкоспециализирована, подчас наиболее выигрышным решением будет разработка пользовательского интерфейса к «коробочному» решению. Такой продукт, помимо логотипа компании и применения фирменных цветов, будет полезен именно расстановкой нужных акцентов для необходимых функциональных зон.

Если же существующие на рынке решения не годятся (или попросту недостаточны) для реализации каждодневных задач сотрудников компании, разумнее прибегнуть к разработке программного обеспечения на заказ в полном объёме. Это позволит не только расширить функциональность workflow-системы в нужном сотрудникам компании направлении, но и избавит от большого объёма ненужных операций, необходимых для стандартного решения.

В компании «Pharus» решение тех и других задач производится с большим вниманием к пользовательским нуждам, о чём свидетельствуют отзывы благодарных клиентов в нашем портфолио. Там же вы можете ознакомиться с примерами уже реализованных нами проектов с использованием workflow-систем. Принимайте решение о разработке нужного вам программного обеспечения, чтобы на голову обойти конкурентов — и пока они не сделали то же самое вместо вас!